Agent d'Etat Civil H/F - Mairie

MISSION GÉNÉRALE :

Instruit et constitue les actes d'état civil (naissances, mariages, adoptions, décès.), délivre les livrets de famille et assure la tenue administrative des registres.
Accueille, oriente, renseigne le public sur place ou par téléphone.
Assure la délivrance de documents administratifs (passeports, cartes d'identité, attestations.)
Représente l'image de la collectivité auprès des usagers.

ATTRIBUTIONS PERMANENTES / ACTIVITES PRINICIPALES :

Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil :
- Assure la réception des déclarations relatives à l'état civil (naissances, reconnaissances, décès, .)
- Apprécie la demande au regard des différents documents (livret de famille.),
- Contrôle l'authenticité des attestations fournies.
- Etablit les différents actes d'état civil (naissances, reconnaissances parentales, mariages, décès.)
- Tenue administrative des registres d'Etat Civil
- Etrangers : renseigne les usagers s/..., attestations d'accueil, titres de voyage, donner des renseignements concernant la nationalité
- Assure divers travaux administratifs.

ATTRIBUTIONS PONCTUELLES OU SPECIFIQUES :

Recensement : assurer l'enregistrement des jeunes sur les listes de recensement et les transmettre (système PECOTO).

Renseigne avec respect et compassion les familles en deuil. Informe sur les prestations et fournitures nécessaires aux obsèques (concessions funéraires, cases columbarium). Assure les démarches funéraires (fermeture de cercueil, autorisation d'inhumation, autorisation de crématisation) et constitution et délivrance de l'acte de décès.

Etablissement des dossiers de mariage. Suivi des dossiers.

Etablissement des tables annuelles et décennales

Suivi annuel des dossiers avec le TGI

Gestion des RDV relatifs aux titres d'identité et remises de titres

MARGE D'AUTONOMIE ET RESPONSABILITÉS :

Délégation de signature pour les actes d'état civil et les formalités administratives.
Missions définies, suivies et évaluées par le responsable du service.
Garant de la confidentialité et de l'authenticité des actes.
Garant de l'image du service public.
Capacité à assurer une polyvalence sur les différents postes d'accueil.
QUALIFICATION ET/OU FORMATIONS REQUISES : (Savoir)

Cadre d'emploi du poste : Adjoint administratif territorial - Catégorie C, filière administrative
Niveau d'étude : CAP ou BEP secrétariat
Diplôme : CAP ou BEP
Expérience requise :
.
CONNAISSANCES PARTICULIERES REQUISES OU A ACQUERIR : (Savoir faire)

Règles de base en orthographe et grammaire.
Technique de secrétariat, maîtrise des logiciels de bureautique.
Fonctionnement du standard téléphonique.
Techniques et outils de communication.
Connaissance des procédures administratives de délivrance des actes, procédures relatives au mariage, droits des étrangers, rôle du livret de famille.
Connaissance du cadre réglementaire en matière d'état civil.
Connaissance des techniques rédactionnelles administratives.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Accueillir et fournir des renseignements à la population locale,Préparer et mettre en forme les actes administratifs du maire et les actes d'état civil

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de contrôle de soi : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.