Assistant Administratif H/F - Université de Savoie Mont Blanc

Affectation : Direction des Relations Internationales (DRI) - bureau UNITA qui est le point d'entrée de toutes les questions et besoins relatifs à l'alliance UNITA au sein de l'USMB.

1. MISSION

Au sein du bureau UNITA, la personne recrutée apporte son soutien à la réalisation de tâches administratives. Elle suit les déplacements des personnels au sein de l'alliance et les indicateurs de mobilité, effectue les demandes de devis et de commandes de matériels et organise les réunions à l'USMB notamment. Elle participe aux groupes de travail sur le plurilinguisme et la citoyenneté européenne.

2. ACTIVITES ET CONDITIONS DE REALISATION

Activités principales :

· Gestion administrative, soutien logistique à l'équipe et fonctions de secrétariat;

· Alimentation régulière de la base de données MoveOn pour le suivi des indicateurs de mobilité UNITA ;

· Organisation de réunions;

· Suivi et organisation des déplacements (réservation de billets, lien avec le service financier, tenue d'un tableau de suivi);

· Soutien à l'organisation d'événements, en lien avec la chargée de projets événementiel;

· Participation au groupe de travail sur le plurilinguisme et l'intercompréhension en langues romanes (Tâche 2.2) et au groupe de travail sur la citoyenneté européenne (Tâche 2.5) en lien avec les enseignantes chercheuses référentes.

o Participer aux réunions mensuelles en ligne

o Participer aux réunions annuelles en présentiel dans l'une des universités de l'alliance

o Mise en oeuvre des actions et activités au sein de l'USMB et sur son territoire

Activités associées :

Apporter un appui administratif et logistique aux personnels de l'USMB impliqués dans le projet UNITA;
· Participer à des séminaires et/ou événements de promotion d'UNITA;

· Participer à des réunions en interne (DRI, UNITA Office);

· Participer à des réunions avec les universités de l'allianceUNITA.

1. COMPETENCES

Savoirs:

· Connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur et des EPSCP;

· Compréhension de l'Université européenne UNITA et des objectifs recherchés;

· Connaissances des règles et procédures dans le domaine de la coopération internationale;

· La connaissance du territoire Savoie Mont Blanc serait un plus;

· Maîtrise des techniques de communication;

· La connaissance de MoveOn serait un plus;

· Bonne maîtrise d'au moins l'anglais (B2 minimum) et si possible d'une autre langue romane (italien, espagnol, roumain, ou portugais).

Savoir-faire:

· Relations extérieures;

· Techniques de communication;

· Qualités rédactionnelles et capacité de synthèse;

· Maîtrise des outils bureautiques dont les tableurs;

· Collecter et saisir des données;

· Construire des tableaux de bord;

· Organisation d'événements et accueil de publics.

Savoir-être:

· Sens de l'organisation et de la planification;

· Esprit d'initiative;

· Aptitude à travailler en équipe multiculturelle;

· Réactivité, rigueur;

· Capacités d'adaptation.

Formation(s) et expérience(s) professionnelles souhaitées:

· Formation initiale de niveau Bac +2 ou équivalent.

· Une expérience dans la gestion de projet et/ou les relations internationales serait un plus.

• Capacité à synthétiser
• Tableur
• Logiciels bureautiques