Secrétaire Administratif Cabinet de la Première Présidente Cour d'Appel de Chambéry 73 H/F - 73

Composition et effectifs du service :

Une cadre greffière travaille également au secrétariat

Votre hiérarchie :

Le directeur de greffe

Vos interlocuteurs métiers :

Les auxiliaires de justice ; les usagers du service public ; les partenaires institutionnels.Assister la première présidente et la secrétaire générale dans la gestion quotidienne de leur travail.

1-1 Secrétariat de direction

· Suivi de la messagerie Outlook

· Ouverture, orientation du courrier et enregistrement

· Diffusion des circulaires, notes,...

· Accueil physique et téléphonique

· Gestion de l'agenda

· Rédaction de réponses et rapports ou mise en forme

· Classement, archivage et gestion quotidienne du plan de classement

· Préparation des dossiers pour les réunions (internes et externes)

· Suivi du processus de notation des magistrats

· Préparation des ordonnances portant organisation des services

· Relations avec le parquet général, les juridictions du ressort et la chancellerie

· Gestion des salles et renseignement du logiciel Pilot

1-2 Support et logistique

· Suivi de l'organisation des déplacements de la première présidence et gestion de ses frais de déplacement

· Suivi de l'organisation des visites officielles

· Suivi et convocations aux assemblées générales, commissions et réunions

· Accueil lors de réunions ou réception de personnalités

· Préparation des audiences solennelles de rentrée ou d'installation en collaboration avec le secrétariat de la procureure générale

1-3 Tutorat: accueil et formation des stagiaires