Adjoint des Cadres Hospitaliers en Foyer d'Accueil d'Urgence H/F - 73

Service Administratif du Foyer de l'Enfance

- Recueillir et traiter les informations nécessaires au bon fonctionnement administratif du Foyer départemental de l'enfance.

- Assister la direction, les chefs de service et les autres membres de l'équipe médico-psychologique dans l'organisation de leurs activités et du travail des équipes.

- Garantir un accueil physique et téléphonique de qualité.

- Gérer, saisir et classer les informations relatives aux dossiers des enfants accueillis.

- Assumer le traitement direct de certains dossiers selon les modalités définies avec l'encadrement.Accueil

- Recevoir, assurer une première réponse et, ou orienter les appels téléphoniques.
- Accueillir physiquement le public, les professionnels et les partenaires.
- Gérer le suivi des entrées et sorties du public (fiches de rendez-vous ou liste émargement)
- Gestion du portail (ouverture pour les entrées et sorties des personnes hors agents)
- Réceptionner colis, courriers recommandés, livraisons autres qu'alimentation.
- Surveiller ponctuellement un enfant ou deux au secrétariat du rez-de-chaussée.

Secrétariat

- Réaliser le traitement administratif de tous types de courriers ou dossiers (frappe, mise en forme...).

- Assurer le secrétariat de la direction, des chefs de service, de l'équipe médico-psychologique, des groupes éducatifs.

- Assurer la gestion administrative des dossiers des enfants de leur création à l'archivage.

- Mise à jour dans l'arborescence et OCEALIA de tous documents du dossier administratif de l'enfant

- Suivre la documentation et effectuer le tri, le classement et l'archivage des revues, livres, catalogue de formation, etc...

- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus.

- Effectuer la réception, le tri, la distribution et l'affranchissement et l'envoi du courrier avec scan et enregistrement informatique arborescence et/ou océalia si besoin.

- Gestion des mails depuis messagerie OUTLOOK: boite personnel - FDE entrant ou sortant avec diffusion - scan - renommer et classement arborescence et/ou Océalia

- Gérer la reprographie.

- Effectuer des transports divers (Enfants, CD, DRH, SMMR...).

- Diffusion courriers en interne vers le Conseil départemental (bureau du courrier ou DRH)

- Travailler en partenariat avec les membres de l'équipe (relais en cas d'absence d'une).

- Participer à la continuité de service.

Contribution aux activités de la Direction

- Gérer et organiser les agendas

- Gestion du calendrier Outlook FDE et diffusion aux agents

- Gestion et diffusion des plannings d'Astreintes Cadres

- Suivre la planification et garantir l'organisation logistique des réunions (salle, matériel...).

- Organiser et coordonner la circulation et la transmission des informations au sein du FDE.

- Participer au recueil et à l'exploitation des données concernant les enfants accueillis (statistiques, tableaux de bord...).

- Préparer les dossiers examinés dans les commissions et instances et assurer leur suivi (bilans, synthèses...).

- Suivre les dossiers spécifiques: Commission de surveillance, projet de service, comité de pilotage en fonction des dossiers en cours.

- Recueillir régulièrement les informations actualisées pour les diffuser à l'ensemble des agents du FDE.