Assistante de Direction - Cc Rumilly Terre de Savoie H/F - 73

CONTEXTE :
Le Pôle Environnement regroupe les services publics environnementaux suivants : Eau, Déchets, Transition Ecologique. Il mène des actions et conduit des projets transversaux en matière d'environnement.
L'assistant(e) de direction apporte un soutien administratif et logistique à l'ensemble du Pôle (optimiser le travail et les ressources, contribuer à des dossiers et projets, fluidifier la communication avec les parties prenantes).
Il/Elle accompagne la Directrice dans la gestion et l'organisation de ses activités quotidiennes.
Il/Elle est en capacité d'orienter les interlocuteurs du Pôle en ayant une bonne connaissance des domaines d'activités.

VOUS ASSUREZ LE TRAITEMENT ET LE SUIVI ADMINISTRATIF DES DOSSIERS
Vous traitez les flux de courriers entrants et sortants, notamment via l'outil dédié,
Vous préparez les dossiers des instances (assemblées, commissions thématiques) en recueillant les éléments auprès des services, transmettez les documents dans les délais, intervenez si besoin en appui sur les dossiers,
Vous apportez un appui sur les processus de contractualisation avec les financeurs,
Vous veillez à la mobilisation des fonds d'aides (de la demande au solde),
Vous êtes l'interlocuteur administratif référent du Pôle Environnement pour ses partenaires.

VOUS PARTICIPEZ A LA PRODUCTION ET METTEZ A JOUR DES OUTILS DE SUIVI
Vous organisez, alimentez, mettez à jour des outils de suivi d'activité,
Vous recherchez des informations, rédigez des notes et courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers,
Vous rédigez, mettez en forme différents supports (courriers, notes, relevés de décisions, comptes-rendus, rapports, présentations, etc.),
Vous entretenez des relations avec les secrétariats opérationnels et le secrétariat général et les élus,
Vous assurez des tâches et activités variées dans les domaines d'activités du Pôle, notamment concernant le grand cycle de l'eau,
Vous coordonnez des dossiers communs aux différents services du Pôle.

VOUS PARTICIPEZ A LA LOGISTIQUE ET L'ORGANISATION
Vous planifiez, préparez des réunions,
Vous gérez les priorités, alertez et agissez pour le respect des échéances,
Vous coordonnez des dossiers communs aux différents services du Pôle,
Vous vous assurez des commandes de matériels et prestations et de leur suivi et êtes en charge de l'archivage.