Gestionnaire Administratif H/F - 73

1. MISSION
La personne recrutée sera en charge, en lien direct avec les ingénieurs d'études des trois laboratoires et le centre budgétaire, d'activités de gestion administrative et financière courantes (tâches de secrétariat administratif et financier, aide logistique aux manifestations), mais également d'activités de gestion de la bibliothèque associée et de soutien administratif aux tâches du «pôle enquête» du CERDAF et pour les laboratoires LPNC et LIP/PC2S de la testothèque, des consultations recherche et de la plateforme RIVE.
2. ACTIVITES ET CONDITIONS DE REALISATION
Activités principales :
· Gestion générale des laboratoires (50%)
o Contribuer au soutien administratif des laboratoires (commande, mission) et logistique aux enseignants chercheurs, chercheurs et doctorants membres des laboratoires
o Aider à la tenue des bases de données et listes de diffusion email, ainsi que des espaces collaboratifs et de communication interne des laboratoires
o Assurer l'organisation logistique et matérielle des colloques et séminaires : présence le jour J, préparer les réservations d'hôtels, des restaurants, aider les intervenants dans leur démarche de déplacements et de prise en charge de leurs frais, etc.
o Organiser matériellement les soutenances de thèses et d'Habilitation à Diriger des Recherches (HDR), notamment les missions des membres du jury (réservation des transports et hébergement)
· Gestion financière des laboratoires (20%)
o Aider les membres dans l'organisation de leurs déplacements et dans leurs commandes spécifiques de recherche (devis, réservation, suivi des signatures et relations fournisseurs, etc.) en lien avec le centre financier (CSP) du site de Jacob
o Approvisionner les bureaux ou les colloques des laboratoires en divers consommables selon les besoins
· Gestion de la bibliothèque associée et du «pôle enquête» du CERDAF (15%)
o Gestion de la bibliothèque : commandes, prêts et retours d'ouvrages, accueil du public les ½ journées d'ouverture
o Pôle enquête : soutien administratif, commandes et missions
· Gestion du secrétariat téléphonique de la consultation psychologique et de la plateforme RIVE des laboratoires LPNC testothèque et LIP/PC2S (15%)
o Testothèque : suivi des tests (départ et retour), acquisition des nouveaux tests (en lien avec un titulaire pour définir la priorité pour les nouveaux achats et renouvellement) et participation aux permanences
o Consultations psychologiques : organisation du fonctionnement des consultations (prise de rendez-vous avec les patients, identification des nouveaux patients avec validation des responsables des consultations). En lien avec le CSP, gestion financière avec la responsable des consultations
o Plateforme RIVE : gérer les demandes d'inscription dans l'annuaire par les volontaires, organiser le recrutement des participants pour une étude